Implantación de una solución de Nube Privada con almacenamiento y sincronización de archivos, edición de documentos on-line, gestión del correo electrónico, gestión de tareas, calendario y otras funcionalidades de manera colaborativa completamente on-line.
Puede auto-alojar su propia solución de Nube Privada o contar con un proveedor de Cloud Publica para el alojamiento, o incluso decidirse por un enfoque de Nube Hibrida.
Cloud y gestión documental basada en la nube
¿Qué es el cloud y la gestión documental basada en la nube?
La computación en la nube (cloud computing) es una tecnología que permite acceso remoto a softwares, almacenamiento de archivos y procesamiento de datos por medio de Internet, siendo así, una alternativa a la ejecución en una computadora personal o servidor local.
Una gestión documental en la nube (Cloud Document Management) es un sistema de gestión documental (DMS) en el que los documentos (y muy posiblemente también la aplicación) están en la nube y accedemos a ellos identificándonos a través de una conexión a Internet, desde cualquier parte y a través de diversos dispositivos.
Cómo utilizar la nube para almacenar información
Para utilizar los servicios en la nube basta que te conectes a internet —pagado o gratuito como WiFi—. Una vez te conectes, ve al sitio web de uno de los servicios que ofrecen la nube, y sigue los pasos indicados para almacenar tu información. Cuando ingreses por primera vez a un servicio, tendrás que abrir una cuenta (es gratuita), para lo cual debes ingresar tus datos personales, una contraseña y tu dirección de correo electrónico.
Listado de servicios de Nube Privada para empresas más conocidos
Algunos de los servicios más conocidos de Nube privada para empresas:
- Google Drive. Es un servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por la empresa estadounidense Google el 24 de abril de 2012. Antes llamado Google Docs que ha cambiado su dirección URL, entre otras cosas. Es uno de los sitios de alojamiento más conocidos en el mundo.
- Dropbox. Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía estadounidense Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas y móviles.
- Microsoft OneDrive. Es el servicio en la nube de Microsoft que le conecta a todos los archivos. Te permite almacenar y proteger tus archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier lugar en todos tus dispositivos
- iCloud de Apple. Te permite organizar tus archivos en carpetas, cambiarles el nombre y hasta marcarlos con etiquetas de color. Además, cada vez que haces un cambio, se aplica en todos tus dispositivos. Incluso puedes guardar automáticamente el contenido de las carpetas Escritorio y Documentos de tu Mac en iCloud Drive.
- Amazon Cloud Drive. Es un servicio en Internet de almacenamiento en la nube, o más específicamente un servicio de disco duro en la nube. Básicamente este servicio utiliza la nube para permitirle a sus usuarios almacenar archivos o carpetas completas en la nube.
Intranet Colaborativa en la Nube para la Gestión Documental
Solución de intranet/extranet colaborativa de rápida implantación y sencilla en su uso, pero potente en sus resultados. Esta desarrollada sobre estándares abiertos, con lo que tiene una integración directa con paquetes Ofimáticos.
MkZ Soluciones implanta soluciones de Cloud y gestión documental basada en la nube para empresas
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Ventajas de Cloud y gestión documental basada en la nube
Principales ventajas de Cloud y gestión documental basada en la nube
Sus principales ventajas son:
1.Gestión Documental: es muy ágil en la gestión de los documentos y registros ya que para introducirlos únicamente es necesario rellenar formularios web que previamente habrán sido configurados por su propio personal, según los criterios de archivo que deseen. Todos los documentos y registros quedarán convenientemente clasificados y localizables.
2. Tareas Administrativas: cualquier persona que su empresa designe, podrá diseñar en la intranet los procesos y flujos de trabajo siguiendo la propia estructura empresarial, sin necesidad del apoyo de los técnicos en informática, pues la herramienta le ayuda a hacerlo de forma gráfica e intuitiva,lo que supone un ahorro de tiempo y coste. Conseguirá que todas las personas implicadas en cada uno de los procesos (compras, comercial, RRHH, etc.) estén perfectamente informados de cada hito y que nada escape al control.
3. Entorno Colaborativo: al ser de uso tan sencillo permite a todo el personal de la empresa participar en las tareas administrativas que le afectan y aportar la información necesaria para el correcto funcionamiento de su empresa. Con ello conseguirá automatizar algunos trabajos que seguramente hoy en día supone una pérdida de tiempo por parte de su personal. Y todo esto manejado y administrado desde un navegador web, con una agradable interfaz integrada con las aplicaciones ofimáticas y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Gestión Documental basada en la nube
Recupere el control sobre el caos de documentos con la colaboración entre equipos, el acceso a documentos desde cualquier lugar y la gestión del ciclo de vida del documento. Todo a través de un sistema seguro, basado en la nube.
• Acceso mundial:
Manténgase conectado a los documentos de su negocio en la calle o en su escritorio.
• Gestión del ciclo de vida:
Desterrar el caos de documentos y administrar la forma en sus documentos se crean, editan, aprobado, y se accede.
• Secure Vault:
Proteja sus documentos de negocio con el cifrado de datos de clase empresarial, la autenticación y sólido como una roca los centros de datos.
• Equipos de colaboración:
Ayude a sus equipos a trabajar juntos para crear, editar y aprobar los documentos en línea y en las herramientas Ofimáticas que utiliza todos los días.
• Documentos organizados:
Organizar los documentos con la estructura y las descripciones que tienen sentido, lo que le permite encontrar rápidamente lo que necesita.
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